1. Записывай.
Поэтому первый и главный способ ни о чем не забыть - записывать всё. Нужно задать один маленький фоллоу-ап вопрос заказчику? Напомнить про фидбек? Перезвонить кому-то?
Если это делается не прямо сейчас, а даже “через 5 минут”, об этом стоит создать запись в планировщике. Возможно, через две минуты зазвонит телефон или вспомнится еще более срочное дело, и риск забыть серьезно возрастет.
При этом, важно держать список дел up-to-date. Если пришло уведомление с напоминанием позвонить Василию, но ты уже сделал это или решил отложить - перенеси или удали напоминание (вычеркни из списка дел). Если напоминаний миллион и половина из них не актуальна - они быстро превращаются в белый шум.
Записывай подробнее.
А еще хорошая идея добавлять в напоминания детали: ссылки, даты, пояснения. Так не придется вспоминать зачем и как делать эту задачу. Например, вместо “Мария написать отказ”, создайте запись с несколькими подробностями: куда и на какую должность собеседовалась Мария, почему отказ, контакт Марии. В противном случае можно оказаться в ситуации, когда нужно перечитывать переписку чтобы вспомнить, что происходило, когда ты писал заметку.
2. Резервируй время под задачи.
Если у твоих коллег есть ссылка на ваше расписание, например, в Гугл календаре, Calendly или другом онлайн-календаре, они будут знать, когда не стоит отвлекать тебя от задач и на какое время можно предлагать встречи.
Резервировать время можно не только на созвоны и встречи - если ты четко знаешь, что в четверг с девяти до десяти ты занимаешься сорсингом, будет намного проще сфокусироваться на задаче, не отвлекаться и не прокрастинировать.
3. Держи записи в порядке.
Хорошо организованные заметки позволяют сэкономить время. Куча нераспределенных по времени дел и неразобранный почтовый ящик создают ощущение забитой головы и неразгребаемого болота.
Поэтому важно выделить время на очистку рабочего пространства. Удали ненужные файлы с рабочего стола. Расфасуй резюме по папкам в облачном хранилище. Удостоверься, что тебе действительно нужны все активно открытые вкладки.
Кстати, про файлы - если забить диск файлами с именами вроде новая_папка_23, ты будешь тратить неприлично много времени каждый день на поиск нужного дока, резюме или скрина.
4. Не превращай список дел в кучу.
Он не должен выглядеть так, будто кто-то накидал туда заметок как разбросанные по полу носки.
Стоит выделить вещи, которые в список дел входят всегда и составляют его скелет (например, общий созвон каждую среду в час или обновление автопоисков по вакансиям каждое утро в девять).
Это и будет каркас списка дел. Далее его можно заполнить встречами, созвонами и другими вещами, требующими назначения четкого времени. Остальные дела (не привязанные к часам и минутам), можно приоритизировать.
Чтобы эффективно расставить приоритеты, нужно знать о дедлайнах и распределять важные вещи по неделе так, чтобы делать их по очереди. Если поставить все важные дела на понедельник, можно не уйти с работы до утра вторника, и продуктивность всей недели рискует сильно упасть.
5. Не трать время на ненужные “дела”.
Ты должен всегда знать, зачем ты делаешь ту или иную задачу, какой у нее должен быть результат. Постарайся не застревать на выборе размера шрифта, цвета выделения текста и звука уведомления в системе.
Заведи привычку планировать день с вечера. Если в пятницу вечером ты напишешь себе список дел на понедельник, то в понедельник ты не потеряешь 1-2 часа на попытку понять чем ты занимался до выходных и что тебе делать сегодня.
